Si vous soumettez votre offre par courrier, vous devrez suivre une procédure spécifique pour qu'elle soit prise en compte. Lisez ce qui suit pour en savoir plus sur la manière d'envoyer votre offre et sur ce qu'il faut inclure.
La communication est la clé du succès dans tout processus d'appel d'offres. Assurez-vous que toutes les parties prenantes impliquées dans votre processus de sélection peuvent suivre vos documents d'appel d'offres et que vous pouvez également suivre leur progression. Si vous ne suivez pas vos documents, vous risquez de les perdre ou de les oublier. Vous risquez ainsi de perdre de nombreuses opportunités. Veillez à marquer vos documents d'appel d'offres avec votre numéro de référence unique afin que chacun puisse les identifier facilement. Vous pouvez également demander à votre coursier d'apposer une étiquette portant le numéro de référence sur l'envoi de votre appel d'offres afin d'en faciliter le suivi ou sur la lettre de voiture.
Il est important d'inclure les informations suivantes dans vos documents d'appel d'offres : Les documents d'appel d'offres doivent être imprimés en recto-verso sur du papier A4.
Si vous souhaitez envoyer vos documents d'appel d'offres par courrier, vous devrez les envoyer par courrier recommandé. Cela vous permettra de suivre vos documents et de savoir s'ils ne sont pas distribuables ou s'ils ont été renvoyés à l'expéditeur. Vous pouvez également utiliser des services de transporteur-coursier, mais nous vous recommandons vivement d'utiliser le courrier recommandé car c'est le seul moyen de suivre votre envoi.
Nous recommandons vivement aux entreprises d'envoyer leurs documents d'appel d'offres par courrier électronique. De cette façon, vous économisez du temps et de l'argent tout en éliminant le risque de perdre vos documents d'appel d'offres. Ce service est disponible lors de la soumission via le portail des marchés publics. Cette opération ne peut être effectuée que par les soumissionnaires qui ont déjà été préenregistrés pour le prochain appel d'offres. Vous pourrez télécharger vos documents (offre, annexes et preuve de paiement) en une seule étape et vous pourrez également confirmer la transmission de vos documents par e-mail.
Vous devriez recevoir vos documents d'appel d'offres dans un délai de deux semaines. Si vous ne les recevez pas dans ce délai, veuillez nous contacter. Vous recevrez un courriel de confirmation indiquant que nous avons reçu vos documents d'appel d'offres. Si vous êtes le soumissionnaire retenu, vous recevrez une notification de notre part par courriel.
La transmission des documents est la première étape du processus de soumission d'une offre. Une fois que vous avez confirmé la transmission de vos documents d'appel d'offres, vous pouvez vous détendre en sachant que vous avez franchi la première étape. L'étape suivante consiste à vous préparer à la présélection via le portail des marchés publics. C'est à ce moment-là que vous recevrez un retour d'information sur votre dossier d'appel d'offres. Si vous êtes présélectionné, vous devrez confirmer le transport de votre enveloppe. Après avoir confirmé le transport de votre enveloppe, vous devrez attendre la dernière étape : l'ouverture des enveloppes. Si vous avez suivi toutes ces étapes, vous ne devriez avoir aucun problème à soumettre vos documents d'appel d'offres.